Nach Artikel 13 EU-DSGVO hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in den Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen. Dieser Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach.
Verantwortlich für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Mitgliedschaft ist der KG Porzer Stadtgarde e. V., E-Mail d.klein@porzerstadtgarde.de.
Ein Datenschutzbeauftragter ist für den Verein nicht benannt, da keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Ansprechpartner in Datenschutzfragen ist der Vorstand.
Ihre personenbezogenen Daten werden erhoben und verarbeitet, um Ihre Mitgliedschaft bei KG Porzer Stadtgarde e. V. zu begründen, durchzuführen und zu beenden. Hierzu zählen insbesondere das Führen und Pflegen des Mitgliederverzeichnisses, der Einzug und die Prüfung von Beiträgen, die Organisation und Durchführung von Vereinsveranstaltungen sowie die Kommunikation mit den Mitgliedern. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen, z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Vereins). Soweit Sie uns eine gesonderte Einwilligung erteilen (etwa für Foto- oder Videoveröffentlichungen), stützen wir uns hierfür auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Wir verarbeiten Stammdaten wie Name, Vorname, Geburtsdatum und Anschrift, Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Angaben zur Vereinszugehörigkeit (z. B. Abteilung, Funktion), Zahlungsdaten (Bankverbindung, SEPA-Mandat) sowie – nur bei ausdrücklicher Einwilligung – Gesundheitsdaten, soweit diese für bestimmte sportliche Angebote erforderlich sind.
Innerhalb des Vereins erhalten nur diejenigen Funktionsträger Einsicht in Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen (Vorstand, Abteilungsleitungen). Eine Weitergabe an Fachverbände oder Sportbünde erfolgt nur zur Erfüllung satzungsgemäßer Meldepflichten. Zahlungsdienstleister und Banken erhalten die für den Beitragseinzug notwendigen Daten. Bei Unfallmeldungen geben wir Informationen an unseren Versicherer weiter. IT-Dienstleister, die uns bei Hosting, E-Mail-Versand oder Backup unterstützen, verarbeiten Ihre Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Zusätzlich erfolgt die Erhebung und elektronische Übermittlung Ihrer Daten über die Onlineplattform "Vereinsantrag", betrieben von Marcel Beutner, Eschenweg 7, 78661 Dietingen. Diese wird im Auftrag des Vereins betrieben und verarbeitet die Daten ausschließlich weisungsgebunden und DSGVO-konform gemäß Art. 28 DSGVO. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt.
Eine Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb der EU oder des EWR findet nicht statt, es sei denn, Sie haben ausdrücklich eingewilligt oder es bestehen zwingende gesetzliche Vorschriften. In solchen Fällen stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher.
Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden Ihre Daten grundsätzlich innerhalb von 5 Jahren gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Für Zwecke der Vereinschronik, statistische Auswertungen oder spätere Ehrungen können bestimmte Angaben (z. B. Name, Eintrittsdatum, Funktion, Ehrungen) dauerhaft gespeichert werden, sofern kein schriftlicher Widerspruch an den Vorstand erfolgt und ein berechtigtes Interesse des Vereins besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Sie haben das Recht auf Auskunft über die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte schriftlich an die Vereinsvorstandschaft.
Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, steht Ihnen das Recht zu, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes zu beschweren.
Die unter „Kategorien personenbezogener Daten“ genannten Angaben sind zur Begründung und Durchführung Ihrer Mitgliedschaft erforderlich. Ohne diese Daten kann keine Mitgliedschaft im Verein begründet werden.
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
Mit Ihrer ausdrücklichen und freiwilligen Einwilligung dürfen Fotos von Ihnen sowie ggf. Ihr Name im Rahmen von Vereinsaktivitäten veröffentlicht werden. Diese Veröffentlichungen dienen der Berichterstattung über das Vereinsleben und der Öffentlichkeitsarbeit.
Je nach Ihrer Zustimmung im Antragsformular dürfen Ihre Daten in folgenden Medien veröffentlicht werden:
Vereinsinterne Kanäle (z. B. Webseite, Vereinszeitung, Aushänge)Wenn Sie zustimmen, darf der Verein Ihre Fotos und ggf. Ihren Namen auf vereinseigenen Kanälen veröffentlichen. Dazu zählen z. B. eine Vereinswebseite (sofern vorhanden), interne Mitteilungsblätter, Aushänge im Vereinsheim oder Veranstaltungsdokumentationen.
Soziale MedienBei entsprechender Zustimmung dürfen Inhalte (z. B. Veranstaltungsfotos, Gruppenbilder, Ehrungen) auf den vom Verein genutzten Social-Media-Plattformen (z. B. Facebook, Instagram, YouTube oder andere) veröffentlicht und geteilt werden. Die Auswahl der genutzten Plattformen kann sich im Laufe der Zeit ändern.
Lokale Presse und externe VeröffentlichungenMit Ihrer Einwilligung kann der Verein Berichte über Vereinsveranstaltungen, sportliche Erfolge oder besondere Ereignisse mit Namens- und Bildmaterial an lokale Medien oder externe Partner (z. B. Stadtverwaltungen, Verbände) weitergeben. Die Veröffentlichung erfolgt nur im Rahmen der abgestimmten Pressearbeit.
Minderjährige MitgliederFür Personen unter 16 Jahren darf die Verarbeitung personenbezogener Daten – insbesondere die Erhebung im Rahmen eines Mitgliedsantrags oder die Veröffentlichung von Fotos und Namen – nur mit Einwilligung der Erziehungsberechtigten erfolgen. Der Antrag auf Mitgliedschaft ist in diesem Fall durch eine erziehungsberechtigte Person zu stellen, welche gleichzeitig die erforderlichen Einwilligungen zur Datenverarbeitung und ggf. zur Veröffentlichung erteilt. Diese Einwilligungen werden im Antragsformular dokumentiert und können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Weitergabe an öffentliche Stellen / FördermittelgeberZur Beantragung und Abwicklung von Fördermitteln übermitteln wir erforderliche Daten an zuständige öffentliche Stellen wie Kommunen oder Landessportbünde.
Widerruf der EinwilligungDie Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf kann schriftlich gegenüber der Vereinsvorstandschaft erfolgen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.